Często pierwszą formą kontaktu z klientem jest oficjalny e-mail. To od niego zależy jakie zrobisz wrażenie i czy zdobędziesz zaufanie klienta. Przy pisaniu e-mailu pamiętaj, by w miejscu nadawcy podać swoje dane, dane firmy. Bardzo ważne jest również pole tematu, nie należy zostawiać je puste. Temat powinien być krótki, trzy, cztery słowa charakteryzujące treść e-maila. Nikt nie zainteresuje się, gdy nie będzie tematu. Pisząc trzeba pamiętać o przywitaniu, grzecznym, poważnym powitaniem. Charakteryzuje to twój szacunek do adresata. Formuła powitalna powinna być dostosowana do statusu adresata, jego rangi, wieku i relacji jaka jest między firmą a adresatem. Jeśli chodzi o treść e-maila, należy sformułować go tak, by była krótka, ale zawierała najważniejsze dla klienta informacje.
Istotną sprawę dobrze będzie przedstawić już w pierwszych zdaniach wiadomości. Gdy e-mail będzie długi, mało konkretny, może być uznany za spam i odrzucony na samym początku. Powinien być utrzymany w oficjalnym stylu. Niedopuszczalne są sformułowania z języka potocznego. Po sformułowaniu treści, należy podpisać się. Podać swoje imię, nazwisko, stanowisko lub nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu oraz adres strony internetowej.